Certificação digital: definição, tipos e finalidade

O assunto de hoje no nosso blog pode ser uma dúvida corriqueira para qualquer pessoa. Por isso, seu esclarecimento nos motivou a escrever sobre certificação digital. Esse tema se conecta com os textos anteriores, afinal este documento agiliza o processo de abertura de empresas, tornando-se então parte do processo.

Essa certificação é a assinatura digital e também a segurança de troca de informações ocorrentes no mundo virtual. Tem validade jurídica, e assim, é necessária para diversos tipos de empresas e de profissionais que necessitam assinar documentos, declarações e até autorizar transações bancárias, de forma legal, segura e confiável.

Contudo, no processo de abertura de empresa, é possível fazer também a procuração de plenos poderes para o seu contador. Entretanto, como o processo de abertura é totalmente digital, essa opção, mesmo sendo mais barata, pode ser mais morosa. Os valores para validar uma procuração podem variar entre R$ 40,00 a R$ 120,00 (ou até mais). A saber, tais valores são definidos pelo cartórios.

A certificação digital está disponível, então, para todos, sejam pessoas físicas ou jurídicas, que precisem realizar essa assinatura. Em alguns casos ela é obrigatória para que a pessoa ou empresa em questão seja representada por um procurador, como contadores. Isso também é muito comum com advogados. Nesses casos, além de necessária, a assinatura digital também facilita o trabalho de algumas transições de processos, entre outros serviços, como o cadastro obrigatório na prefeitura, ou o cadastro na receita.

Tipos de Certificação Digital

Existem dois tipos de certificados digitais, o e-CNPJ e o e-CPF. O primeiro (e-CNPJ) guarda informações empresariais e através dele é feita a validação de informações para o envio de declarações acessórias. Isso o faz necessário à todas as empresas. Além disso, ele possibilita a emissão de notas eletrônicas (solicitadas por grande parte das prefeituras) e assinatura de documentos. O segundo (e-CPF) guarda informações da pessoa física e por meio dele é feita a assinatura de documentos e entrega da Declaração de Imposto de Renda.

Ademais, além desses dois tipos de certificados digitais há também o eNF-e. Esse certificado é utilizado para um único fim: a emissão de notas fiscais. Ou seja, o eNF-e contém as informações da empresa, mas não pode ser usado para assinatura de documentos, acesso a portais com informações sigilosas ou autorização de transações bancárias.

Tipos de Certificado Digital

Há dois tipos de certificado digital: A1 e A3. O certificado A1 é um programa de computador que é instalado em qualquer computador mediante digitação de senha, digitada uma única vez, na hora da instalação. O certificado A3 obtém o mesmo programa de forma física, instalado em um dispositivo, sendo cartão (necessário uma leitora) ou token (pendrive). Logo, o certificado A3 não está em forma digital para ser instalado em qualquer computador. Quando houver a necessidade de usá-lo, ele precisa estar presente no local juntamente com uma senha para validação.

A S3R Contabilidade trabalha e indica o uso do certificado A3 para pessoas físicas, com validade de um ano. Já para empresas indicamos o certificado A1, também com validade de um ano. Isso baseado na sistemática dos órgãos e sistemas que trabalhamos. Rafael Lucas, sócio da S3R Contabilidade já foi agente certificador e distribuidor de certificados. Isso nos faz conhecedores das facilidades da certificação digital.

Atualmente, temos a parceria com a certificadora PrimeCert, que oferece o preço de R$ 195,00 para certificados A1, que podem ser pagos via cartão de crédito e com atendimento in loco (eles vão até você) gratuito para a cidade de Belo Horizonte. Para adquirir seu certificado, são necessários apenas alguns documentos, usados para autenticar as informações da pessoa física ou jurídica. Confira quais são nas imagens abaixo.

Segurança máxima

Independente da sua obrigatoriedade, a certificação digital veio para dar a máxima segurança de dados e informações pessoais e empresariais. Sendo necessário para alguns e uma “mão-na-roda” para outros. De qualquer forma, ela faz desnecessária a presença física da pessoa ou de um representante da empresa para qualquer processo. É possível ter certificados digitais até em nuvem!

Ressaltamos ainda que é de extrema importância manter o certificado sempre seguro. Mantenha o certificado A1 (digital) sempre em nuvem ou em um computador que não haja utilização com risco de corrompimento. O certificado A3 (físico), igualmente, deve sempre estar bem guardado, longe de possíveis causas de acidentes que podem inutilizá-lo e também evitando sua perda. Além disso, mantenha as senhas sempre salvas e de conhecimento restrito a pessoas de confiança.

Nós, da S3R Contabilidade utilizamos, confiamos e recomendamos o uso da certificação digital. Afinal, ela garante as informações da sua empresa e nos permite estar mais próximos da operação de cada cliente, auxiliando assim no crescimento da sua empresa, desde a operação até o resultado final.